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一旦決定了參加某一個展會，則要即刻開始積極籌備。展會是一項系統(tǒng)工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財力和精力呢?有人對展會上的參觀者作了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)影響他們記憶的因素主要有六條，建議展出者不妨從這里入手：
1.展品選擇。展品質(zhì)展出者能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，應(yīng)予重點(diǎn)考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨(dú)特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容;代表性是指展品要能體現(xiàn)展出者的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點(diǎn);獨(dú)特性則是指展品要有自身的獨(dú)特之處，以便和其它同類產(chǎn)品區(qū)分開來。
2.展示方式。展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應(yīng)圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物，借助裝飾、布景、照明、視聽設(shè)備等手段，加以說明、強(qiáng)調(diào)和渲染。展品如果是機(jī)械或儀器要考慮安排現(xiàn)場示范，甚至讓參觀者親自動手;如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現(xiàn)場品嘗，并準(zhǔn)備小包裝免費(fèi)派發(fā);如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。
3.展臺設(shè)計。展臺設(shè)計的表面任務(wù)是要好看，根本任務(wù)則要幫助展出者達(dá)到展覽目的。展臺要能反映出展出者的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環(huán)境。因此，展臺設(shè)計在注重視覺沖擊力的同時，還要注意以下幾點(diǎn)：展會不是設(shè)計大賽，展臺設(shè)計要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào);展臺設(shè)計是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花;展臺設(shè)計要考慮參展者的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異;展臺設(shè)計時不要忽略展示、會談、咨詢、休息等展臺的基本功能。
4.人員配備。人是展會工作的第一要素，也是展會成功與否的關(guān)鍵所在。展臺的人員配備可以從四個方面加以考慮：第一，根據(jù)展會性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員;第二，根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量;第三，注重人員的基本素質(zhì)，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動性等。第四，加強(qiáng)現(xiàn)場培訓(xùn)，如專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)付：如果是大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力;如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處;產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其技術(shù)上的突破性。
5.客戶邀請。展會上若能顧客盈門當(dāng)然求之不得，但有時難免會出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參觀者不應(yīng)被動地等客戶到來，要有意識地邀請客戶來。可采取直接發(fā)函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業(yè)參加展會時如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會收到事半功倍的效果。
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