新天國際會展根據多年的出展經驗，認為參加國際展好能在一年前即開始準備，并將整年計劃劃分為各個階段，依序完成，方能達至預期的理想目標。

　　計劃時間表
　?。ㄒ唬?2個月前
　　1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；
　　2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料；
　　3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得佳位置）；
　　4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃；

　　（二）9個月前
　　1、設計展覽結構；
　　2、取得展覽管理公司的設計批準；
　　3、選擇并準備參展產品；
　　4、與國外潛在客戶及日前顧客聯絡；
　　5、制作展覽宣傳冊 ；

　?。ㄈ?個月前
　　1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
　　2、確定旅行計劃；
　　3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款；
　　4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；
　　5、安排展覽期間翻譯員；
　　6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；
 

　?。ㄋ模?個月前
　　1、繼續追蹤產品推廣活動；
　　2、后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；
　　3、將展位結構設計做后的決定；
　　4、計劃訪客回應處理程序；
　　5、訓練參展員工；
　　6、排定展覽期間的約談；
　　7、安排展覽現場或場外的招待會；
　　8、購買外匯；

　?。ㄎ澹┧奶烨?br /> 　　1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；
　　2、搭乘飛機至目的地；
 

　?。┤烨?br /> 　　1、抵達，飯店登記；
　　2、視查展覽廳及場地；
　　3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；
　　4、批示運輸承包商將物品運送至會場；
　　5、聯絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒；
　　6、與展覽組織代表聯絡，告知通訊方法；
　　7、訪問當地顧客；
 

　　（七）兩天前
　　1、確定所有物品運送完成；
　　2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；
　　3、布置展位；
　　4、將所有活動節目做后的決定；

　?。ò耍┮惶烨?br /> 　　1、將攤位架構、設備及用品做后的檢查；
　　2、將促銷用品發送直接分配中心；
　　3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前后簡報；
 

　?。ň牛┱褂[期間
　　1、遲早到會場；
　　2、于展覽天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；
　　3、實地觀察后遲早預約明年場地；
　　4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
　　5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理的答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作的信心；
　　6、每日與員工進行簡報；
　　7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司以便即時處理及回應；

　?。ㄊ┱褂[結束
　　1、監督攤位拆除；
　　2、處理商機；
　　3、寄出謝卡；